En España la Ley del Trabajo a Distancia ya es una realidad. El Real Decreto-ley 28/2020, el 22 de septiembre regulará a partir del 13 de octubre de este mismo año, el trabajo a distancia en España.
La pandemia del COVID-19 ha sacudido de alguna forma, no solo a los ciudadanos a nivel mundial sino también, a las instituciones y organismos tanto públicos como privados. El trabajo ha sido una de las áreas más afectadas desde el punto de vista de la supervivencia de las empresas y de los trabajadores.
Estas y otras razones le han dado relevancia al trabajo a distancia en muchos países del mundo.
Según datos de Eurofound, tan solo el 16% de los españoles se acostumbraron a trabajar desde su casa. En época de pandemia la cantidad casi se duplica y se encuentra en el orden del 30,2%.
Como consecuencia, ha surgido en la legislación el Teletrabajo como una subespecie del trabajo a distancia (Real Decreto-ley 28/2020, el 22 de septiembre, Exposición de Motivos I). Esta es una realidad a la que tanto empresarios como trabajadores han tenido que adaptarse.
Ley del trabajo a distancia y su aplicación en las empresas
Con anterioridad ya se hablaba del trabajo a distancia. Sin embargo, ha surgido esta regulación más precisa y específica para el teletrabajo como un área del trabajo a distancia surgida de la coyuntura con la aplicación de las nuevas tecnologías.
En este artículo de CD Nogueiras, les mostraremos cómo aplicar la Ley del Trabajo a Distancia en una empresa, tomando en cuenta la legislación reciente.
Antecedentes de la Ley del Trabajo a Distancia
Aunque el teletrabajo ya se encontraba en cierta forma regulado, estas regulaciones estaban un tanto dispersas y relajadas. Los antecedentes relacionados con esta ley fueron los siguientes:
- En 2002, específicamente el 16 de julio, la UE suscribió un Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo. El contenido de ese acuerdo fue trasladado a España mediante el Acuerdo Interconfederal para la Negociación Colectiva del año 2003.
- Al acuerdo anterior, le fue agregado un artículo (Artículo 13 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores), el cual regulaba el trabajo a distancia.
- Posteriormente, en 2018, surgió la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales. Esta ley en su artículo 88, párrafo 3, toma en cuenta el trabajo a distancia al reconocer el derecho a la desconexión digital fuera del horario de trabajo del trabajador:
“… En particular, se preservará el derecho a la desconexión digital en los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia así como en el domicilio del empleado vinculado al uso con fines laborales de herramientas tecnológicas.”
La nueva ley ha resuelto algunos detalles como, el porcentaje preciso de las horas de trabajo a distancia y del trabajo presencial y el pago de los costos. Todos estos factores, producto de un entendimiento entre patronos y trabajadores. Sin duda alguna, esta ha sido una de las más grandes innovaciones laborales para los autónomos en este 2020.
Definiciones de Trabajo a Distancia, Teletrabajo y Trabajo Presencial
Según el Real Decreto-ley 28/2020, el 22 de septiembre en su Artículo 2. Definiciones:
“A los efectos de lo establecido en este real decreto-ley, se entenderá por:
a) Trabajo a distancia: forma de organización del trabajo o de realización de la actividad laboral conforme a la cual esta se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular.
b) Teletrabajo: aquel trabajo a distancia que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación.
c) Trabajo presencial: aquel trabajo que se presta en el centro de trabajo o en el lugar determinado por la empresa.”
Las definiciones son claras y no requieren de ninguna explicación. Sin embargo, existen ciertas condiciones que debemos conocer, en especial en lo que refiere al trabajo a distancia y al teletrabajo.
Características del trabajo a distancia
El Real Decreto-Ley se refiere siempre al trabajo a distancia como una modalidad regular la cual representa un mínimo del 30% de la jornada laboral. Esto es tomando en consideración 3 meses como referencia. Esta es una referencia proporcional y va a depender de la duración del contrato. En otras palabras, esto equivale a un día y medio de trabajo a distancia a la semana en el caso de jornadas completas.
Sin embargo, en el caso de la contratación de menores, contratos de prácticas y formación o aprendizaje (Real Decreto-ley 28/2020, el 22 de septiembre. Disposiciones Generales. Artículo 3. Limitaciones en el trabajo a distancia):
“… solo cabrá un acuerdo de trabajo a distancia que garantice, como mínimo, un porcentaje del cincuenta por ciento de prestación de servicios presencial, sin perjuicio del desarrollo telemático, en su caso, de la formación teórica vinculada a estos últimos.”
Además, es una modalidad de trabajo voluntario realizado fuera de la empresa de manera continua y no ocasional. Cuando decimos que es voluntario, si el trabajador se niega a realizarlo, su negativa no será motivo de despido justificado por parte del patrono.
Acuerdo reversible
El trabajo a distancia debe contar con un acuerdo reversible como parte de la contratación inicial. Esto significa que una vez pasado el tiempo convenido, si la empresa o el empleado desean modificar dicho acuerdo, podrán hacerlo según lo convenido en la contratación colectiva.
Los mecanismos o procedimientos para el trabajo a distancia deben estar previstos en los convenios colectivos de las empresas. En esos convenios se establecerán los mecanismos y criterios para que un trabajador presencial pase a la modalidad de trabajo a distancia y a la inversa.
En cuanto a los convenios colectivos, el Real Decreto-ley 28/2020, el 22 de septiembre. Artículo 8. Modificación del acuerdo de trabajo a distancia y ordenación de prioridades. Párrafo 3:
“Los convenios o acuerdos colectivos podrán establecer los mecanismos y criterios por los que la persona que desarrolla trabajo presencial puede pasar a trabajo a distancia o viceversa, así como preferencias vinculadas a determinadas circunstancias, como las relacionadas con la formación, la promoción y estabilidad en el empleo de personas con diversidad funcional o con riesgos específicos, la existencia de pluriempleo o pluriactividad o la concurrencia de determinadas circunstancias personales o familiares, así como la ordenación de las prioridades establecidas en el presente real decreto-ley.”
Características del teletrabajo
Las características del teletrabajo son similares a las del trabajo a distancia. Esto, por ser el teletrabajo una subespecie del trabajo a distancia. Sin embargo, existen algunas condiciones específicas aplicables al teletrabajo.
El teletrabajo es una actividad laboral ocasional desarrollada en un espacio retirado y fuera de la empresa (vivienda o cualquier otro lugar). Sin embargo, el trabajador se mantiene conectado a la empresa mientras trabaja. Esto lo hace, a través de medios y sistemas informáticos, telemáticos o de telecomunicación.
A través de todos estos sistemas, el trabajador podrá tener reuniones de trabajo, comunicación con sus compañeros, intercambiar documentación, etc. Además, la empresa podrá contar con medios tecnológicos para el control del tiempo dedicado al trabajo, si así lo requiere.
Adicionalmente, el Real Decreto Ley establece que el empresario o patrono debe facilitarles a los trabajadores, bajo esta modalidad, los medios, equipos y herramientas tecnológicas necesarios para la ejecución de su trabajo. Además, está obligado a costear o resarcir los gastos surgidos de ello, sin que los trabajadores tengan que asumirlos. Asimismo, el teletrabajador deberá cumplir con todas las condiciones de uso y conservación de los equipos dotados por el empresario.
Sin embargo, es asunto del contrato colectivo definir la forma de pago o compensación de esos gastos. Incluidos, los demás detalles relacionados con la dotación y conservación de los equipos.
Derechos del trabajador a distancia
Como lo contemplaba con anterioridad la Ley del Estatuto de los trabajadores, los trabajadores a distancia tienen los mismos derechos que los trabajadores presenciales. Sin embargo, la ley los exceptúa de los derechos inherentes a las actividades propias del trabajo presencial.
Los derechos aplican a todo lo relacionado con la formación y promoción del empleado, el salario, los horarios de trabajo y la estabilidad del empleo. Además, el hecho de aceptar un contrato por trabajo a distancia no implicará ningún tipo de modificación del tiempo de contratación ni de la retribución acordada inicialmente.
El trabajador también tendrá el derecho a ser incluido e informado sobre cualquier ascenso aun siendo el cargo para un trabajador presencial. Es importante destacar que quienes trabajan a distancia la totalidad de las jornadas laborales desde el inicio de su contratación, tienen preferencia a la hora de asumir cargos como empleados presenciales de manera parcial o total.
Dentro de la formación del trabajador a distancia deberá estar incluida la prevención de los riesgos laborales y la debida asistencia en esta materia. Además, deberá cubrir todos aquellos aspectos relacionados con los factores ergonómicos, psicosociales y de organización.
Horarios del trabajo a distancia
En cuanto al horario del trabajador a distancia, la Ley del Estatuto de los Trabajadores contempla los siguiente (Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, Artículo 34. Jornada. Párrafo 8):
“Las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa.”
Adicionalmente, la empresa puede implementar el control del tiempo trabajado como una manera de verificar el cumplimiento de la jornada de trabajo contratada. Esto también aplica para el teletrabajo.
La medición de la jornada laboral es un aspecto importante dentro de la Ley del Estatuto de los Trabajadores. Esta, contempla la desconexión digital como una forma de proteger al trabajador, la distribución de la jornada laboral y los momentos de descanso.
El hecho de entablar una reunión en horario de descanso del trabajador es cosa no permitida en la reglamentación, por ejemplo.
Formalización de un acuerdo de trabajo a distancia
Los acuerdos de trabajo a distancia deben hacerse por escrito, sin importar en qué momento se haga formal. Sin embargo, el contrato por escrito debe estar formalizado antes de que se inicie esta situación laboral. Esto no es nuevo, puesto que ya se contemplaba con anterioridad en la Ley del Estatuto de los Trabajadores.
De acuerdo con la ley, se establece un plazo de adaptación del trabajador que tendrá una duración de tres meses.
Una vez realizado el acuerdo y firmado el contrato, deberá enviarse copia dentro de los diez días posteriores a la firma, al o los representantes legales, si los hubiere. Estos a su vez, deberán firmar la copia recibida.
Una vez firmado el contrato por los representantes legales, se envía una copia a la oficina de empleo.
Aquellas personas que ya antes estaban trabajando a distancia, deberán cumplir con la nueva normativa de acuerdo con el convenio colectivo. Este a su vez, deberá adaptarse a la nueva normativa.
Bajo ningún concepto los acuerdos preexistentes que tienen condiciones que benefician al trabajador y que no están previstos en la nueva normativa, no podrán eliminarse por causar desmejoras al trabajador.
En el caso de que la empresa tenga empleados que se encuentren trabajando desde su hogar a causa de la pandemia, estos podrán continuar de acuerdo con la normativa laboral vigente. No obstante, el patrono deberá dotarlos de los equipos, medios, herramientas y consumibles, además del mantenimiento de los equipos necesarios para la ejecución del trabajo.
Como lo hemos mencionado antes, los gastos y cómo saldarlos quedarán establecidos en la contratación colectiva.
Aspectos que debe contener el acuerdo del trabajo a distancia entre el empleado y la empresa
El acuerdo celebrado entre el trabajador a distancia y la empresa es un convenio que puede contener condiciones que las partes han decidido en el ámbito de la empresa. Esto siempre y cuando cumplan con lo establecido en la ley. Sin embargo, este documento debe contener los siguientes requisitos:
- Inventario completo de los equipos, material y herramientas que la empresa dota al trabajador. Esto incluye las acciones que el trabajador debe realizar en caso de dificultades técnicas.
- Una relación de los gastos del trabajador que la empresa deberá cubrir de acuerdo a la ley. Esta relación deberá estar acompañada del sistema o la forma de pago de dichos gastos de acuerdo con la contratación colectiva vigente.
- El horario de trabajo indicando los espacios de descanso y disponibilidad en el caso del trabajo 100% a distancia.
- Los porcentajes convenidos del tiempo dedicado al trabajo mixto, bien sea en la modalidad de trabajo a distancia y al trabajo presencial. Debe indicarse cualquier cambio de lugar de trabajo (si existiera), en el caso del trabajo a distancia o presencial.
- Plazos convenidos para preavisos en caso de revertir la modalidad de trabajo.
- Tipos o medios de control que la empresa empleará para monitorear la actividad del trabajador a distancia.
- Políticas de la empresa en materia de protección y seguridad en el manejo de los datos de la empresa.
- Duración de la contratación del trabajo a distancia.
Cambios en los porcentajes a futuro en la contratación
Cualquier cambio en la modalidad de trabajo, se podrá realizar modificando los porcentajes, siempre que se haga antes de iniciar la nueva situación laboral. Al igual que la contratación inicial, los cambios deberán ser enviada a los representantes legales para su firma y entrega a la oficina de empleo.
Esperamos que este artículo de CD Nogueiras sobre la Ley del Trabajo a Distancia y su aplicación en las empresas les resulte útil. De acuerdo con algunos expertos, esta es una modalidad que le ahorrará a la empresa cerca del 30% en costos operacionales y de infraestructura. Además, no afecta la productividad de la empresa siempre que su implementación sea la correcta y se establezcan los controles adecuados.
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