Requisitos legales para comenzar una tienda online en España

¿Sabes cuáles son los requisitos legales para comenzar una tienda online en España? Cuesta menos y es más rápido abrir un comercio electrónico online que un establecimiento en un local físico. Esto se debe a las facilidades que nos ofrece la era digital. No obstante, para ambos tipos de comercio, existen normativas legales que debemos conocer para evitar futuros inconvenientes legales.

En este artículo de CD Nogueiras, les mostraremos cuáles son actualmente los requisitos legales para comenzar una tienda online en España.

En el Estudio Anual de eCommerce 2020 de IAB Spain se publicó el siguiente resultado estadístico:

“7,2 de cada 10 internautas compran online. Lo que supone cerca de 22,5 millones de españoles de entre 16 y 70 años”

Si comparamos este estudio con el realizado un año antes en 2019, la población de compradores online en España aumentó en un 10,8%. Esto significa que se sumaron unos 2,2 millones de españoles de edades comprendidas entre 16 y 70 años a las compras por Internet.

Los números arriba mostrados nos indican que cada vez más el mundo empresarial se apoya en el comercio electrónico por Internet. Esto nos indica que el comercio electrónico crece de manera sostenida y es una fuente importante de ingresos en España.

Por esta razón, resulta importante acatar toda normativa y cumplir con los trámites a los que está sujeto el comercio electrónico de bienes y servicios en línea.

Requisitos fiscales básicos para crear una tienda online

Lo primero que debemos tener presente, es el tipo de actividad comercial de nuestra empresa online. Después que esto esté claro, lo que sigue es definir nuestra forma jurídica comercial. Es decir, si vamos a conformar una cooperativa, una sociedad limitada, etc.

Muchos comerciantes inician su actividad económica en línea sin ningún tipo de acatamiento legal, a ver cómo les va. Esto, a riesgo de ser multados. Sin embargo, muy pronto deben ponerse a derecho si están conscientes del riesgo que corren y de las ventajas que obtendrán al ejercer el comercio electrónico en forma legal.

Después que tengamos claros en el tipo y forma jurídica de la actividad comercial que vamos a ejercer, debemos darnos de alta en Hacienda y en Seguridad Social. Además, debemos determinar el epígrafe que nos corresponde del Impuesto de Actividades Económicas o IAE.

Contrariamente al caso de las tiendas online, los comerciantes que disponen de tienda física, solo requieren presentar la declaración del censo en Hacienda. Allí especifican su nuevo epígrafe del IAE. Además, deben llenar el formulario TA.0521 de la Seguridad Social.

Requisitos legales para comenzar una tienda online en España

Existen requisitos legales que deben cumplir tanto los comercios online como los negocios físicos. Tal es el caso de la emisión de facturas con IVA, datos esenciales del negocio y métodos para resolver reclamos y consultas.

Pero existen algunas diferencias importantes en la presentación de ciertos requisitos entre el abrir una tienda online y una tienda física. Una de ellas es la aprobación de los trámites referentes a la licencia de apertura que tiene que presentar un negocio físico.

En el caso de los comercios electrónicos existen normas muy específicas y diferentes a las de un comercio físico referentes al trato que le demos a la información personal de nuestros clientes en línea, por ejemplo. Además, las obligaciones que tenemos con ellos por las ventas a distancia, el manejo de las cookies y el tema de la privacidad. Por otro lado, están aquellos asuntos relacionados con la defensa de los consumidores y todos aquellos servicios ofrecidos a través de Internet.

Veamos a continuación, aquellos aspectos más importantes de los requerimientos legales en cada caso que se requieren para abrir una tienda en línea.

Protección de datos y privacidad

El tener que comerciar con clientes en línea implica el manejo de sus datos personales. Estos datos quedan almacenados en el servidor de nuestra página web. Aunque todos los datos son importantes, algunos resultan más sensibles que otros.

La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establece las regulaciones para la protección de los datos personales y la privacidad de los usuarios. La ley contempla la prohibición de la venta ilícita de bases de datos y el empleo de los datos personales de los clientes sin la autorización de sus titulares, entre otras prohibiciones.

Esta ley entró en vigencia en 2018 y fue una adaptación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Además, ha sido complemento de todas las disposiciones contempladas en el reglamento europeo que atañe a cada estado miembro de la Unión Europea.

El acatamiento de esta ley y su reglamento es obligatorio para todos los propietarios de tiendas en línea.

Al comenzar una tienda online debemos ajustarnos a las siguientes responsabilidades:

• Insertar en nuestro sitio web comercial una página sobre las Políticas de Privacidad de nuestra tienda online.
• Únicamente podemos enviar correos electrónicos publicitarios a clientes potenciales que lo autoricen o lo soliciten.
• Nuestros clientes tienen el derecho de darse de baja cuando lo deseen sin dilación e incondicionalmente. En nuestro sitio web estamos obligados a colocar un enlace que le permita al cliente anular su suscripción sin ningún tipo de inconveniente.

La Agencia Española de Protección de Datos ha publicado una serie de guías que nos ayudan a comprender y cumplir con la LOPDGDD. Algunas de estas guías son las siguientes:

• Guía Sobre el Uso de las Cookies (julio 2020).
• Guía Práctica de Compra Segura en INTERNET.
• Protección de Datos: Guía para el Ciudadano.
• Guía para el Cumplimiento del Deber de Informar.
• Decálogo para la Adaptación al RGPD de las Políticas de Privacidad en Internet.
• Guía del Reglamento General de Protección de Datos para Responsables de Tratamiento.

Cumplimiento con la LSSI

La Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico o LSSI tiene como finalidad regular los comercios electrónicos y demás servicios en Internet que participen en cualquier actividad económica.

La ley contempla una serie de obligaciones que deben cumplir las empresas dedicadas a la oferta de productos y servicios. Además, contiene los derechos que tienen los consumidores al momento de adquirir cualquier bien o servicio.

Adicionalmente, regula la comercialización de productos y servicios mediante correo electrónico, la publicidad en línea y otras obligaciones de las webs particulares.

Esta ley establece para el prestador de servicios, en su Artículo 10. Información general:

“… disponer de los medios que permitan, tanto a los destinatarios del servicio como a los órganos competentes, acceder por medios electrónicos, de forma permanente, fácil, directa y gratuita…”

Esto, con la finalidad de que los usuarios tengan acceso a la información sobre los responsables de la página web, el uso y contratación de los servicios y las condiciones de venta.

Con la finalidad de cumplir con estas pautas los propietarios de la empresa web deben suministrar la siguiente información:

• Nombre o denominación social, domicilio de la empresa, dirección de correo electrónico y cualquier otra información que le permita al cliente establecer una comunicación efectiva y directa con el vendedor.
• Inscripción en el Registro Mercantil o en cualquier otro registro.
• El Número de Identificación Fiscal o NIF.
• Toda la información referente a los precios de los productos o servicios que ofrece el vendedor así como la inclusión de impuestos y gastos de envío.
• Datos relativos al régimen de autorización administrativa en el caso de que la actividad comercial estuviese sujeta a algún régimen específico.
• Si el vendedor ejerce alguna actividad profesional regulada, debe presentar su afiliación al colegio profesional correspondiente, información sobre del título académico obtenido y las reglas profesionales del ejercicio de su profesión.
• Información sobre códigos de conducta adoptados por la empresa y la forma de consultarlos en línea.

Muchos sitios web comerciales muestran esta información en el pie de página de su página principal o disponen de una página específica para esto. Esta información también suele aparecer como Condiciones de Uso o Aviso Legal.

Adicionalmente, es común agregar la siguiente información:

• Tiempo de envío.
• Costos de envío, determinados por el tiempo y la distancia de las entregas.
• Política de devoluciones.
• Formas de pago y garantía de pago seguro.
• Procedimiento de compra.

Política de cookies

La Ley de los Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico o LSSI también regula el uso de las cookies así como la protección de los datos de los clientes.

Las cookies son pequeños archivos que quedan almacenados en los navegadores de los usuarios cuando ingresan en un sitio web. Estos archivos guardan el historial del recorrido del usuario en nuestra página comercial.

Por lo general, en estos archivos queda guarda toda la información referente a la cantidad de veces y las páginas que visita el usuario. Además, guarda la información de los tiempos de permanencia y la publicidad visitada, entre otras informaciones.

Adicionalmente, toda esta información le permite al usuario acceder nuevamente e interactuar de manera más fácil con la web comercial. También, permite que nosotros como comerciantes conozcamos las preferencias e intereses de nuestros usuarios con fines publicitarios.

Sin embargo, no todas las cookies necesitan la aprobación del usuario. Quedan excluidas las siguientes:

• Las cookies generadas por la sesión del reproductor multimedia.
• Cookies de sesión requeridas para equilibrar las cargas.
• Las cookies para memorizar los productos que conforman un pedido.
• Cookies de complementos o plugins dedicados al intercambio de contenido social.

Por otro lado, si nuestro sitio web emplea cookies que no se encuentran exceptuadas por el artículo 22.2 de la Ley de los Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico, estamos obligados a informar lo siguiente:

• Qué es una cookie.
• Los tipos de cookies que les quedarán instaladas a los visitantes al visitar la web.
• Cuál es la utilización de las cookies, quién las emplea y con qué fines.
• Fecha de caducidad y forma de desactivar las cookies.
• Información relacionada con transferencias a otros países o la realización de perfiles.
• Hacer referencia a otras páginas donde el usuario pueda encontrar más información sobre las cookies.

Cuando un usuario ingresa a nuestra página comercial, adicionalmente a la información que debemos darle, tenemos que permitirle aceptar o no las cookies que van a ser instaladas por nuestro sitio web en su explorador.

Ley de Ordenación del Comercio Minorista

La Ley de Ordenación del Comercio Minorista se encarga de regular las ventas a distancia sin la presencia física de las partes. En esta ley se determinan los plazos de las ventas y su cancelación, la suspensión de la operación de compra y la regulación de los pagos mediante tarjetas de crédito o débito. A continuación, destacaremos las siguientes disposiciones:

• Plazos de entrega. Cuando en la página web no se muestren los plazos de envío del producto, la entrega deberá realizarse en el plazo máximo de 30 días desde la fecha de la compra.
• Derecho de renuncia a la compra. El comprador tendrá derecho a suspender el contrato pasados 14 días calendario sin indicar el motivo de la suspensión. Asimismo, quedarán anuladas las cláusulas de penalización impuestas al consumidor o usuario por este hecho.
• Pago usando tarjetas de crédito o débito: Si el importe de una compra o de un servicio se hubiese cargado de manera fraudulenta o indebida, empleando el número de una tarjeta de pago o el nombre del titular, éste podrá exigir la inmediata anulación del cargo realizado.
• Sustituciones o recambios: En el caso que el comerciante no disponga del bien o servicio contratado, cuando el comprador sea informado expresamente sobre tal posibilidad, el dueño del comercio web podrá abastecer sin incremento del precio, un bien o servicio de características equivalentes o superior en calidad al que tenía el producto o servicio original.

De la misma forma, se recomienda incluir toda esta información en una página o footer de nuestra página web comercial.

Normativa de Defensa de los Consumidores y Usuarios

La Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios cuya última actualización fue publicada en 2009, obliga a las tiendas en línea a considerar los siguientes aspectos legales:

• El vendedor debe indicar de manera clara el precio final de la mercancía o servicio antes de que finalice la operación comercial. Además, la operación deberá ser aceptada expresamente por el comprador.
• El plazo de devolución será de 14 días calendario como máximo.
• Debe colocar a disposición del consumidor un formulario con el fin de que éste pueda cancelar de manera cómoda el pedido.
• El vendedor en línea deberá hacerse responsable de cualquier contratiempo que sufra la mercancía durante el traslado hasta la entrega final al consumidor.

Como han podido ver, la cantidad de disposiciones legales que debemos mostrar en nuestra página comercial es enorme. Es por esta razón que se recomienda colocar todos los términos haciendo referencia a la seguridad de las compras y a los compromisos que tendremos con nuestros clientes. Podemos colocar toda esta información al pie de la página principal o en una página dedicada a los Términos legales de nuestra empresa.

Debemos tomar en cuenta que todas estas normas al igual que en los comercios físicos deben ser acatadas. De no ser así, cualquier cumplimiento puede causar la apertura de un expediente sancionatorio, el cual puede terminar en la imposición de una multa o el cierre de nuestro negocio.

CD Nogueiras se encuentra comprometida en brindar un servicio de calidad de asesoría legal profesional. Es por esa razón que si necesitas algún tipo de información al respecto de esta guía, puedes contactarnos y responderemos tu solicitud a la mayor brevedad posible.