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Programas gratuitos para autónomos

By octubre 26, 2020 No Comments

En la actualidad, existe una gran variedad de programas gratuitos para autónomos. Estos programas facilitan la actividad comercial de los negocios físicos (locales comerciales) y de los comercios electrónicos (páginas web).

El medio comercial actual está siempre cambiando y requiere de herramientas virtuales adaptadas a las empresas y negocios. A esas herramientas se les conoce, en términos generales, como software, programas o aplicaciones de uso comercial.

Muchos programas son gratuitos. Los que no lo son 100%, nos permiten usar algunas opciones básicas o nos ofrecen un período de prueba antes de adquirir una licencia de uso. Son de gran utilidad ya que nos permiten organizar nuestro negocio y ahorrar tiempo y dinero.

Además de lo anterior, nos permiten hacer publicidad y comunicarnos continuamente con nuestros clientes fijos y potenciales. Es decir, pueden encargarse de promocionar y vender nuestros productos y servicios, presentar presupuestos, facturar, vender, cobrar, llevar la contabilidad y encargarse de los inventarios, entre otras cosas.

Programas gratuitos para autónomos

Programas gratuitos para autónomos

En CD Nogueiras hemos preparado una lista de aplicaciones o programas gratuitos para autónomos basados en los siguientes aspectos:

  • Popularidad: Aquellas aplicaciones de uso comercial ya conocidas por su efectividad y facilidad de uso.
  • Gratuidad o economía: Son aplicaciones en su mayoría gratuitas o de fácil adquisición para pequeños y medianos comerciantes.
  • Elección directa: Aplicaciones que nos ofrecen la mejor alternativa sin que tengamos que elegir entre dos o más aplicaciones similares.

Muchas de estas aplicaciones vienen en inglés y en muchos casos son multilenguaje. Sin embargo, hoy día es común manejar términos comerciales en inglés.

Los programas gratuitos para autónomos los hemos ordenado según las áreas de interés comercial. Estas áreas las hemos dividido en:

  1. Aplicaciones de gestión integral de negocios.
  2. Programas de facturación y contabilidad.
  3. Aplicaciones de marketing por email.
  4. Programas de ​administración basada en la relación con los clientes o CRM.
  5. Aplicaciones de gestión de tareas.
  6. Programas de gestión de proyectos.
  7. Aplicaciones de colaboración y gestión de equipos.
  8. Programas de ofimática.
  9. Aplicaciones de toma de notas.
  10. Programas de gestión del conocimiento.
  11. Otros programas gratuitos para autónomos.

Entonces, comencemos.

1. Aplicaciones de gestión integral de negocios

Muchas de las aplicaciones para la gestión integral de negocios, realizan varias tareas comerciales de manera unificada evitando con esto diversificar sus programas. Sin embargo, esto hace que ninguna de las herramientas sea completa de manera particular.

Esto ocurre en forma muy específica en el área de facturación y contabilidad. En especial si tenemos que adaptar la herramienta a nuestra legislación local.

Aplicaciones de gestión integral de negocios

A continuación, veremos dos de estas aplicaciones gratuitas para gestionar de manera integral nuestro negocio.

Flowlu

Con Flowlu podemos realizar la gestión de nuestro negocio casi por completo de manera integral. Entre las opciones que presenta esta aplicación tenemos:

  • Administración basada en la relación con los clientes o CRM, gestión de contactos y generación de oportunidades de venta de productos y servicios o leads.
  • Administración de tareas y proyectos. Esto incluye la metodología Agile para toma de decisiones.
  • Gestión de ingresos y gastos de proyectos.
  • Administración del conocimiento de la empresa.
  • Gestión financiera de presupuestos y facturas.
  • ​Mensajería.

Esto es bastante para una aplicación gratuita e integral de negocios. Sin embargo, su principal desventaja es que se encuentra en inglés. Es necesario tener cierto dominio de los términos comerciales en idioma inglés.

Además, la facturación y gestión financiera deben realizarse con una aplicación que se ajuste a nuestra legislación.

Es una aplicación ideal para autónomos o pequeñas empresas interesadas en la gestión comercial centralizada e intuitiva.

Bitrix

Esta aplicación, además de gratuita, contiene casi todo lo que necesitamos en la administración integral de nuestro negocio. Entre las tareas comerciales que realiza tenemos:

  • Permite la colaboración y comunicación entre empleados e integrantes del negocio. Esto incluye, manejo de documentación y Recursos Humanos (RR.HH).
  • Administración basada en la relación con los clientes o CRM. Herramientas de marketing, como colocar un chat en la web y leads.
  • Gestión de tareas y proyectos. Incluye letreros o vallas publicitarias (kanban) y Trello.

Es una aplicación muy útil, en especial si se encuentran trabajando varias personas simultáneamente. Excelente para delegar tareas. Su cuenta gratuita admite varias pequeñas empresas o usuarios.

2. Programas de facturación y contabilidad

Por lo general, las personas prefieren aplicaciones de pago en el caso de los programas de facturación y contabilidad. Esto se debe a que las aplicaciones gratuitas tienen limitaciones que las hacen algo inútiles.

Es por esto que, si deseamos tener una aplicación realmente útil para facturar y llevar la contabilidad de nuestro negocio, debemos pagar por ella.

Sin embargo, les presentaremos tres aplicaciones gratuitas que nos parecen sencillas para la facturación y contabilidad de nuestro negocio.

Programas de facturación y contabilidad

Gestión MGD

Este software comercial, aunque viene solo para el sistema operativo Windows, tiene mucho tiempo desarrollado. Nos permite facturar y llevar la contabilidad gratis y de forma ilimitada de acuerdo con la legislación española.

FacturasCloud

Esta es una aplicación para quienes prefieren las aplicaciones web, o en este caso, la facturación en la nube. Además, es gratuita.

ContaSimple

Este es un software de facturación y contabilidad gratuito pero con ciertas limitaciones. Solo podemos emitir un máximo de 50 facturas anuales, soporta un número no mayor de 10 clientes y solo 5 productos.

3. Aplicaciones de marketing por email

Una forma rentable de hacer marketing es a través de correo electrónico. Y esta alternativa, hasta el momento, es la más rentable que podemos encontrar comercialmente.

Es ilógico no emplear esta alternativa si es más económica que el envío de mensajes de texto. Además, su efectividad supera el de las redes sociales y los avisos de pagos por clic, entre otros.

Aunque no poseamos una tienda en línea, esta es una forma de relacionarnos con nuestros clientes activos y recuperar clientes antiguos. Además, esta es una herramienta que nos puede ayudar a incorporar nuevos clientes a nuestra cartera comercial.

Tener una buena lista de clientes, que además cumpla con las normativas de privacidad y protección de datos, es la mejor forma de hacer mercadeo por correo electrónico.

Aplicaciones de marketing por email

A continuación, veamos algunas de las aplicaciones de marketing por email recomendadas.

Mailchimp

Mailchimp es tal vez la aplicación de marketing por correo electrónico más difundida y empleada por los dueños de negocios. Además, es una de las aplicaciones más solidarias con nuestro bolsillo.

Es gratuita hasta los 2.000 contactos de correo lo que la hace líder en el área y la colocamos como la primera que debemos probar.

Mailerlite

Mailerlite podemos considerarla como alternativa a Mailchimp. Además de ser muy similar, nos permite tener una lista de correos de hasta 1.000 clientes y podemos enviar hasta 12.000 correos al mes. Es recomendable como segunda opción a tener en cuenta en esta área.

MailRelay

Como aplicación gratuita de marketing por correo electrónico, Mailrelay es la más pródiga. Permite el envío de hasta 75.000 correos electrónicos al mes y nos permite mantener una lista de hasta 15.000 contactos.

Aunque su interface medianamente sencilla, su plan gratuito resulta muy atractivo. Es una manera de ahorrarnos un dinero en el área de mercadeo.

4. Programas de ​administración basada en la relación con los clientes o CRM

CRM o Customer Relationship Management (en español, administración basada en la relación con los clientes), consiste en lograr ventajas competitivas mediante algunos enfoques de mercadeo específicos. Estos incluyen, la disminución estratégica de los precios y las promociones u ofertas adaptables a nuestro negocio, entre otras cosas.

De la gran cantidad de opciones muy conocidas veremos tres que consideramos como las que mejor se adaptarán a los comerciantes autónomos.

Programas gratuitos para autónomos

Hubspot

Hubspot es el software CRM que más opciones nos proporciona en materia de negocios. La empresa que lo ha desarrollado es líder en el área y además ofrece sus aplicaciones en línea de manera gratuita. Con esta aplicación podemos almacenar las actividades y contactos que necesitemos, entre otras cosas, sin ningún tipo de límite.

Es una de las opciones comerciales más utilizadas por su compatibilidad con otras aplicaciones y servicios. Tal es el caso de Gmail con el que podemos registrar con un clic los correos electrónicos enviados desde esa plataforma en HubSpot.

Esta es la aplicación de CRM que debemos probar en primer lugar para verificar su efectividad en nuestro sistema de negocios.

Streak

Si eres de los que hacen todo por Gmail, como mucha gente, esta aplicación es la más recomendada como CRM para tus negocios.

Además de ser gratuito, este programa nos permite utilizar muchas opciones básicas, y algunas otras como conversiones de ventas, sin tener que abandonar nuestro correo electrónico. Además, Hubspot se adapta perfectamente a la aplicación móvil de Gmail.

Zoho CRM

Podemos afirmar sin equivocarnos que Zoho CRM es el sustituto alternativo gratuito de Hubspot si este no encaja como nuestro CRM de negocios.

Puede ser empleado en forma gratuita hasta por tres usuarios y ofrece todas las opciones básicas que requiere cualquier pequeña y mediana empresa.

A pesar de lo anterior, su integración con el correo electrónico no resulta tan eficiente como en las aplicaciones anteriores.

Para obtener la versión gratuita de Zoho CRM, podemos ingresar aquí y conocer sus características para compararlas con las versiones pagas.

5. Aplicaciones de gestión de tareas

Es difícil conseguir una aplicación de gestión de tareas ideal y gratuita. Estas aplicaciones son la que más se adecuan a los trabajadores por cuenta propia o autónomos y a las pequeñas empresas.

Es muy probable que algunos de estos programas sirvan para ser aplicados en la gestión de proyectos mayores o para ser manejados en equipo. Sin embargo, no vienen con muchas opciones como es el caso de los programas dedicados a la gestión de proyectos.

Las aplicaciones de gestión de tareas podrían resultar suficientes para nuestro negocio en materia de gestión de proyectos. Sin embargo, para administrar proyectos mayores y grandes equipos de trabajo, es primordial el uso de aplicaciones gratuitas dedicadas a la gestión de proyectos.

Programas gratuitos para autónomos

TickTick

Con TickTick podemos administrar tareas agrupándolas por tipo de proyecto. Además, podemos colocar recordatorios en las etapas programadas. Esta aplicación viene con la opción de uso para PC y para móvil.

Muchas de las aplicaciones de gestión de tareas son similares. Sin embargo, TickTick es la más fácil de implementar.

Asana

Está aplicación para la gestión de tareas, en su versión gratuita, puede satisfacer cualquier necesidad del 90 por ciento de las empresas.

Se caracteriza por tener una gran cantidad de seguidores. Es una aplicación líder y muy empleada en su área.

6. Programas de gestión de proyectos

Cómo hemos visto en el punto anterior, en alguna forma los programas de gestión de proyectos se parecen a los que gestionan tareas. Sin embargo, la gestión de tareas la podemos ubicar en una escala inferior a la gestión de proyectos.

Si observamos bien los programas de gestión de proyectos, también estos se encargan de gestionar tareas. Esto nos llevaría a pensar que pueden resultar irrelevantes los programas que hemos visto en el punto anterior.

Programas gratuitos para autónomos

A continuación, veamos algunos de los mejores programas gratuitos para autónomos de gestión de proyectos.

Trello

Nadie puede poner en duda que Trello es hasta el momento, la mejor aplicación de gestión de proyectos. Gestionar proyectos es solo una de las tantas opciones que podemos encontrar en esta aplicación.

Con esta aplicación podemos utilizar el método kanban para gestionar cualquier proyecto. Muchos usuarios emplean Trello como CRM y cualquier área adicional como la gestión del conocimiento.

Con Trello podemos agregar imágenes, archivos, comentarios, etc. Además, viene para ser instalado en dispositivos Android e iOS. Por esto, y por otras razones, es considerado el mejor programa gratuito para gestionar proyectos y negocios.

Clickup

Clickup viene con vistas de listas de tareas y una integración con el calendario de Google. Además, viene con un tablero kanban similar al de Trello.

Adicionalmente, tenemos la opción de colocar metas, armar portafolios e integrar nuestros proyectos con servicios como Dropbox y Google Drive, entre otros.

Su versión gratuita nos permite obtener hasta 100 MB de almacenamiento. Sin embargo, no existe ninguna limitación con respecto a la cantidad de usuarios y proyectos. Clickup tiene aplicaciones para PC y dispositivos móviles en diferentes sistemas operativos.

7. Aplicaciones de colaboración y gestión de equipos

Estas aplicaciones se caracterizan por permitirnos organizar toda la información que debe manejar nuestro equipo de trabajo. Por ejemplo, podemos tener un WhatsApp empresarial interno y crear canales o grupos específicos, tener grupos de noticias, enviar documentos, etc.

Podemos organizar todo lo relacionado con la comunicación y su seguimiento evitando la confusión que por lo general genera el volumen de respuestas por el envío de múltiples mensajes.

Slack

Slack es la aplicación gratuita más útil entre los programas de comunicación para negocios. Podemos olvidarnos de la gran cantidad de correos electrónicos enviados con copia a varias personas y recibir respuestas que no tenemos tiempo de leer y organizar.

Slack viene con un sistema de chat y canales de comunicación para cada proyecto que tengamos y el personal que trabaja en ellos. Además, podemos automatizar tareas mediante bots para mantener una comunicación y colaboración más oportuna y fluida.

Esta aplicación viene diseñada para integrarse fácilmente con la suite de Google. Esto permite el intercambio de documentos en forma ágil y precisa.

Flock

Flock es una alternativa muy similar a Slack. Podríamos tener que probarla en algún caso y seguramente no nos decepcionará.

Su cuenta gratuita es bastante solidaria y generosa. Tenemos la posibilidad de almacenar hasta 10 GB y poder revisar hasta los últimos 10.000 mensajes de comunicación.

Tipi

Tipi se caracteriza por permitirnos la comunicación asíncrona. Esto significa que no necesariamente tenemos que estar siempre conectados para recibir y enviar cualquier comunicación. Esto nos permite preparar las respuestas que deseamos y seguir manteniendo una comunicación fluida y clara.

Es una aplicación que funciona muy bien como administrador del conocimiento de la empresa.

8. Programas de ofimática

Cuando hablamos de ofimática tiene que venirnos a la mente Microsoft Office. A través del tiempo, todas las aplicaciones de Office han marcado el estándar en lo que refiere a herramientas de oficina. Sin embargo, existen programas gratuitos para autónomos que nos servirán para implementar la ofimática de nuestro negocio.

Programas gratuitos para autónomos

Google Docs

La suite ofimática de Google o Google Docs reúne el conjunto de aplicaciones para oficina más empleado. Es la que mejor se adapta al uso con nuestros clientes.

Las opciones de colaboración que vienen con esta suite de aplicaciones son bastante sencillas y actuales. Son fáciles de utilizar y muy amigables su editor de texto, la hoja de cálculo y el creador de presentaciones.

OnlyOffice

OnlyOffice es otra de las suites de ofimática gratuita y muy fácil de usar. Es bastante parecida a Office de Microsoft, sobre todo en su interface. Además, es compatible 100% con la ofimática de Microsoft Office.

A quienes no les convence usar Google Docs, esta podría ser una muy buena alternativa. Funciona para los diferentes sistemas operativos existentes.

9. Aplicaciones de toma de notas

Tomar nota es una respuesta a la necesidad de mantener información importante para luego procesarla oportunamente. Ideas, frases o puntos de interés son algunas de las cosas que requieren ser captadas en su momento.

Es por esto que debe considerarse el tener una aplicación de toma de notas para responder a esa función en el momento indicado.

Veamos algunas de esas aplicaciones.

Google Keep

Google Keep podría considerarse como la aplicación gratuita ideal para la toma de notas desde el punto de vista práctico. Lo es, por ser una aplicación ágil que responde de inmediato al uso. Esto es importante para los que tienden a olvidar rápidamente o para fijar aquellas ideas fugaces que a veces cruzan por nuestra mente.

La versión móvil es indispensable porque generalmente tenemos el teléfono celular siempre a mano más que cualquier otro dispositivo.

Microsoft One Note

OneNote es el programa gratuito para toma de notas que más se ha popularizado. Forma parte de la suite de Microsoft Office, así que nos sentiremos como en casa.

Además, puede adaptarse fácilmente a nuestro negocio. Sin embargo, va a depender de la forma de trabajo que tengamos.

Dynalist

Dynalist es una herramienta muy completa. No solo sirve para tomar notas, también podemos emplearla para desarrollar, jerarquizar, esquematizar y organizar nuestras ideas.

Ideal a la hora de organizar la información para la presentación de informes, documentos o escritos. Podemos emplearla en línea o a través de descargas gratuitas en cualquiera de los sistemas operativos existentes. También viene gratis para aplicaciones móviles.

10. Programas de gestión del conocimiento

Los programas de gestión del conocimiento se encargan del know-how o saber hacer de nuestra empresa. Podemos plasmar las directrices de lo que deben hacer los despachadores de producto, por ejemplo. O también, a quién llamar en caso de activar una devolución y su procedimiento.

Esto es clave en cualquier empresa que tenga desde un solo trabajador hasta 50.000 trabajadores. En definitiva, es fundamental en cualquier negocio sin importar su tamaño y segmento comercial.

Sin organizar la información para la gestión del conocimiento, entraríamos en caos, pérdidas de tiempo y dinero, y lo peor, la deserción inevitable de los clientes.

Cuando implementamos un sistema de gestión del conocimiento todo fluye con rapidez, calma y suavidad. Dejamos de perder el tiempo y el dinero necesarios para crecer. Además, ganamos confiabilidad y obtenemos la confianza de nuestros clientes.

Notejoy

Notejoy es la herramienta gratuita de gestión del conocimiento más práctica existente. Está a la mano cada vez que la necesitamos y además, viene con una aplicación móvil y un muy útil complemento diseñado para Google Chrome. Ideal para quienes desean almacenar contenidos propios, guardar artículos para su uso en el trabajo, tareas de investigación de mercado, etc.

Teamsight

Teamsight es otra aplicación para la gestión del conocimiento ideal para microempresas. Es gratuita, sin embargo solo permite el uso para tres integrantes por espacio de trabajo máximo. Por ejemplo, podemos crear varias áreas como administración, mercadeo, etc. Además, podemos almacenar una cantidad indeterminada de equipos y anotaciones hasta 5 GB con archivos no mayores de 5MB.

11. Otros programas gratuitos para autónomos

No solo la facturación, contabilidad, manejo de clientes, etc., son importantes para el desarrollo de nuestra empresa como autónomos. Existen otras áreas de desempeño que requieren atención y podemos emplear otras aplicaciones diseñadas para nuestra ayuda.

A continuación, presentaremos algunas de esas aplicaciones y su aplicación en el área de los negocios.

Rescuetime

Rescuetime esta es una aplicación dedicada a controlar de manera automática el tiempo de producción. Podemos tener una cuenta gratuita bastante completa.

Esta aplicación, nos proporciona un informe sobre el tiempo empleado en las actividades desarrolladas en nuestro negocio. En esos informes podremos observar dónde invertimos nuestro tiempo. Allí veremos que gran parte de este lo empleamos en actividades irrelevantes.

Esta aplicación es muy útil para el control del tiempo trabajado y poder facturar con mayor precisión nuestros servicios como autónomos.

Clockify

Esta es otra aplicación utilizada para medir el tiempo de trabajo. De esta forma podremos aprovechar mejor las horas de trabajo y cobrar lo que corresponde. Clockify, al igual que Rescuetime, nos permitirá saber con exactitud cuánto tiempo le dedicamos a cada proyecto o tarea.

Factorial HR

Si en nuestro negocio manejamos personal o empleados, Factorial HR nos permitirá gestionar nuestros trabajadores. Esta aplicación desarrollada en España, nos permite administrar los horarios, ausencias, vacaciones y documentación, entre otras opciones, de nuestros empleados. Además, nos permite tener un portal dedicado al empleado.

Esta aplicación es completamente gratis y nos permite administrar una cantidad ilimitada de empleados.

Duplicati

Esta aplicación permite tener una copia de seguridad de toda la información de nuestro negocio, clientes, productos, datos, etc. Si no tenemos un respaldo de toda la información de nuestro negocio, estaremos en graves problemas si ocurre algún inconveniente con nuestro sistema de trabajo.

Si una empresa debe decidir sobre cuál tipo de software tiene que invertir por su importancia o prioridad, una aplicación de backups o copias de seguridad, es el más adecuado. Duplicati es un software gratuito y uno de los más usados para copias de seguridad.

Podemos programar el momento en el que se realice la copia de seguridad y dónde almacenarla. También, restaurar una copia en caso de desastre informático. Posee una interface muy intuitiva y viene para los sistemas operativos Windows, Mac y Linux.

Google Drive

Trabajar en la nube y poder mantener la copia de un documento que se sincronice cada vez que lo modifiquemos, es una manera eficiente de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Una de las aplicaciones que se destaca en esta área es Google Drive.

Basta con tener una conexión a Internet para poder trabajar desde una oficina o desde nuestra casa. Podemos acceder a todos nuestros archivos tal como lo hacemos en nuestro ordenador. Viene también con una aplicación diseñada para cualquier dispositivo móvil.

Es una aplicación que se sincroniza automáticamente con nuestro ordenador cada vez que lo encendemos garantizando la presencia actualizada de nuestros documentos. Podemos editar textos, presentaciones y tablas, entre otros formatos, con mucha facilidad y compatibles con Microsoft Word.

Debe ser manejada con cuidado ya que todo lo que borremos en la nube quedará borrado en nuestro ordenador previa advertencia.

Google Drive nos proporciona un espacio gratuito en la nube de 15 GB con el respaldo y seguridad que nos ofrece Google.

Disponible para sistemas operativos Windows y Mac.

Airtable

Airtable es una aplicación gratuita que podríamos catalogar de versátil. Al igual que Trello, nos permite trabajar en varias áreas. Aunque es una aplicación diseñada para almacenamiento de información en tablas (una especie de Excel avanzado), se caracteriza por ser muy flexible.

Podemos usarla como CRM, administrador de proyectos, para almacenar datos o como un Excel. Es recomendable tenerla por lo útil que resulta su versatilidad.

En resumen

Les hemos presentado 31 aplicaciones gratuitas desarrolladas para ayudarnos a optimizar la forma en que manejamos nuestros negocios. Con estas aplicaciones podremos obtener mejores resultados con nuestros clientes y una mayor posibilidad de aumentar la utilidad de nuestra empresa o pequeño comercio.

No necesariamente debemos usar todas estas herramientas informáticas presentadas aquí. Sin embargo, muchas de ellas podemos probarlas y ver cómo nos va con ellas. Con seguridad, encontraremos algunas muy útiles.

Deseamos que este artículo sobre algunos programas gratuitos para autónomos sea de utilidad para mejorar tu negocio o empresa como autónomo.

CD Nogueiras se encuentra comprometida en brindar un servicio de calidad de asesoría legal profesional. Es por esa razón que si necesitas algún tipo de información al respecto de este artículo, puedes contactarnos y responderemos tu solicitud a la mayor brevedad posible.