Cómo deducir las dietas y gastos de viajes para autónomos

Deducir las dietas y gastos de viajes para trabajadores autónomos es una de las novedades que aparecen en la Ley de Autónomos vigente desde 2017. La deducción de dietas para los trabajadores autónomos, además de los gastos de viaje, colocan a la par a los trabajadores autónomos con los trabajadores por cuenta ajena.

Esta es una medida que puede hacernos ahorrar mucho dinero una vez que presentemos nuestra rendición trimestral.

¿Cómo deducir las dietas y gastos de viajes para autónomos?

En esta guía de CD Nogueira, explicaremos cómo deducir las ditas y gastos de viajes para autónomos con el fin de evitar cometer errores y poder presentar dichas deducciones de manera correcta. Adicionalmente, proporcionaremos algunas recomendaciones para poder justificar esos gastos ante Hacienda.

¿Qué cantidad de dinero podríamos ahorrarnos con estas deducciones?

Cuando hablamos de dietas y gastos de viajes, estamos incluyendo aquellos gastos generados por alimentación y estadías relacionados con nuestra actividad comercial. Por ejemplo, una comida con un cliente, gastos ocasionados al asistir a un congreso o un viaje con miras a establecer vínculos comerciales, etc.

Veamos a continuación las cantidades, que según la ley, pueden ser deducidas de acuerdo con los tipos de gastos y lugares donde han sido realizados:

Gastos aprobados para la deducción de dietas:

• Un máximo de 26,67 euros diarios por consumos realizados dentro del territorio español.
• Un máximo de 48,08 euros diarios por consumos realizados fuera del territorio español.

Gastos aprobados para la deducción por gastos de viaje:

• Un máximo de 53,34 euros diarios si pernoctamos durante el viaje, en el caso que el traslado se realice dentro del territorio español.
• Un máximo de 91,35 euros diarios si pernoctamos durante el viaje, en el caso que el traslado se realice fuera del territorio español.

Condiciones establecidas para obtener la deducción de dietas y gastos de viajes

Para lograr deducir las dietas y gastos de viajes para autónomos es necesario cumplir con ciertas condiciones. Sin embargo, a pesar de cumplir con estas condiciones, puede resultar un tanto complicado el poder justificarlas en Hacienda. Esto ha sido motivo de quejas formuladas ante el gobierno español por parte de las diferentes asociaciones de trabajadores autónomos.

A pesar de lo anterior, si seguimos al pie de la letra estas recomendaciones, lograremos conseguir las deducciones sin problemas. En caso de necesitar asesoramiento, en CD Nogueiras podrás obtener los tips que necesites de nuestros especialistas en el área fiscal y tributaria.

Sigamos al pie de la letra estos requisitos:

1. Ser autónomo tributando en estimación directa

Este requisito es tal vez el más importante. Esta norma viene incluida en el artículo 30 de la Ley 35/2006 y establece todo el tiempo la condición de autónomos en estimación directa para todo lo relacionado con las deducciones por dietas y gastos de viajes.

2. Los gastos deben estar relacionados con la actividad económica

Es primordial que todo gasto que intentemos deducir esté relacionado directamente con nuestra actividad económica. En otras palabras, todo gasto debe estar relacionado con nuestro negocio y no con gastos personales que nada tienen que ver. Este es uno de los principales justificativos que analiza Hacienda con mucho empeño para los gastos por dietas y viajes.

3. Realizar en todo momento el gasto por comida en establecimientos de restauración y hostelería

De acuerdo con la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo en el artículo 11, regla 5^a (modificada), párrafo c, se establece:

“5.^a Tendrán la consideración de gasto deducible para la determinación del rendimiento neto en estimación directa:

… c) Los gastos de manutención del propio contribuyente incurridos en el desarrollo de la actividad económica, siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores.”

Con este artículo de la ley se entiende que por ejemplo, no será posible deducir gastos provenientes de puestos ambulantes de comida.

4. Pagar la comida o cualquier otro gasto del viaje en forma electrónica

Podemos realizar pagos en forma electrónica empleando tarjetas de débito, crédito o transferencias electrónicas para cancelar la alimentación y las estancias en hoteles. Podemos emplear la banca electrónica de nuestra preferencia desde nuestro Smartphone, por ejemplo. Sin embargo, no podrán ser deducidos los pagos realizados en efectivo (monedas o billetes).

5. Pedir siempre las facturas de comida

Antes de esta reforma de la ley, con solo presentar tickets y dependiendo del inspector de Hacienda que nos haya tocado, existía la posibilidad de poder deducir los gastos de comida como autónomos. Pues, todavía es indispensable la presentación de las facturas por alimentación.

Una de las novedades encontradas en la ley es que aún nos permite deducir los gastos de alimentación con solo presentar el ticket del establecimiento de comida.

Sin embargo, los tickets se consideran facturas simples y este documento dispone de los datos fiscales del establecimiento de comida. Estos datos son suficientes para considerar válida la transacción y entrarían en la deducción de los gastos de alimentación o viaje.

Si al mismo tiempo realizamos el pago de manera electrónica, la deducción cumpliría con los demás requisitos exigidos.

Veamos a continuación, cómo registrar esos gastos en nuestra contabilidad.

¿Cómo registrar los gastos por dietas y viajes como autónomos?

Indistintamente que se trate de tickets o facturas de compras, al momento de registrar las dietas y gastos de viajes, los podemos relacionar en nuestra contabilidad empleando los siguientes datos:

1. Información fiscal del establecimiento.
2. Nuestros datos fiscales.
3. Monto total del gasto.
4. IVA no sujeto.
5. El concepto de gasto.

Si se trata de deducciones por concepto del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), no será posible deducir el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Esto significa que tendremos que registrar los gastos como IVA no sujeto (punto 4 de los registros).

¿Cómo justificar las dietas y gastos de viajes en Hacienda?

Es muy probable que una vez presentados los gastos deducibles como autónomos en el trimestre, Hacienda nos indique que no les resultan claras las razones por las que hemos incluido determinada(s) factura(s) de gastos. Esto podemos evitarlo si justificamos esos gastos de la mejor manera posible. Sin embargo, y como lo mencionamos anteriormente, vendrían bien algunos consejos y asesoramiento de nuestros profesionales. Podríamos tener esto en cuenta.

Algunas recomendaciones

Al momento de presentar nuestros impuestos no resulta relevante el pago. Sin embargo, es recomendable dar por canceladas las facturas en las cuentas contra las que hemos hecho los cargos. Esto, en caso de que en el futuro tengamos que aportar cualquier tipo de información por reclamo en Hacienda.

Aunque resulta cierto, que de acuerdo con la ley, únicamente es posible deducir los gastos que están relacionados con nuestra actividad económica de lunes a viernes, es posible incluir los gastos realizados los fines de semana. Claro está, si realmente hemos tenido que laborar durante esos días.

Una forma de justificar esos gastos, sería mantener a resguardo los correos electrónicos intercambiados con nuestros clientes como forma de justificar el calendario de trabajo realizado.

Encontrar y conservar las justificaciones de todos los gastos

Como podrán darse cuenta, la cuestión aquí es siempre justificar de manera inapelable las solicitudes a la hora de deducir las dietas y gastos de viajes para autónomos. Con esto podremos demostrar que verdaderamente hemos requerido realizar estos gastos para cumplir con nuestra actividad económica.

Todo documento que conservemos, que demuestre debidamente nuestra actividad económica, puede justificar nuestras deducciones. Desde constancias de participación en congresos o actividades relacionadas con nuestro negocio, calendario de actividades, correos electrónicos, etc.

Esperamos que esta guía de cómo deducir las dietas y gastos de viajes para autónomos, haya sido de gran utilidad a la hora de introducir las deducciones en Hacienda.

CD Nogueiras se encuentra comprometida en brindarte un servicio de calidad de asesoría legal profesional. Es por esa razón que si necesitas algún tipo de información al respecto de esta guía, puedes contactarnos y responderemos tu solicitud a la mayor brevedad posible.