Cómo crear una factura paso por paso

¿Quieres conocer cómo crear una factura paso por paso? En esta guía que traemos hoy en CD Nogueiras te estaremos explicando cómo crear una factura de pyme o autónomo. Sumado a ello, también estaremos incluyendo todos los requisitos que necesitas conocer para que sean legalmente válidas, los tipos de transacciones donde es obligatorio hacer una factura, los datos que deben tener y demás.

Una factura consiste en un documento mercantil donde se coloca información concerniente a una compra o transacción de distintos bienes o servicios. Cuando hablamos de factura y la creación de una, es importante revisar la normativa concerniente en este caso: Reglamento de Facturación. Allí podemos conseguir todas las prerrogativas aplicables a los pymes y autónomos, los cuales deben incluir facturas por cada trabajo hecho.

¿Cómo crear una factura?

Normalmente la factura es un papel que era remitido por correo postal o se hacía su entrega al cliente una vez que realizaba una compra en el establecimiento. En muchas ocasiones eran facturas hechas a mano sobre un libro en papel de facturas.

Una vez que el mundo comenzó a experimentar avances tecnológicos y se implementaron en los negocios, las facturas comenzaron a crearse en plataformas como Excel o Word, incluso en la actualidad podemos recibir facturas en PDF por email.

En este momento contamos con plataformas que nos pueden brindar facturas personalizadas para implementarlas en nuestro negocio.

Si emites pocas facturas, esta puede ser una gran solución, contando con una gran cantidad de modelos de facturas.

También existen facturas que puedes colocar en la nube. Estas han sido ideadas específicamente para pymes y autónomos, lo que te brindará mayor profesionalismo a tu trabajo complementando la contabilidad.

Pero antes de contar con una factura, es importante que le dediques tiempo a conocer todo lo que ella debe tener, elementos que estaremos enumerando a continuación.

Elementos que se deben considerar antes de crear una factura

• El primer dato importante al crear una factura, es el número y serie. Las facturas deben ir enumeradas dentro de cada serie, la cual debe ser correlativa. En algunos casos puede que consigamos series separadas como: distintos establecimientos, según la operación que se trate o facturas de tipo rectificativas. Es importante destacar que las facturas deben tener una serie para cada año.
• Tiene que contar con una fecha de expedición.
• Nombre y apellidos, seguido de la razón o denominación. Estos datos corresponden tanto al obligado que expide la factura así como el destinatario.
• Debe contener también el número de identificación fiscal, el cual, lo atribuye la Administración española. En el caso que estés fuera de España, también puede ser atribuido por cualquier país miembro de la Unión Europea.
• Se debe reflejar el domicilio, tanto de quien expide la factura como del destinatario.
• Debe estar descrito el tipo de operación, consignado todos los datos que sean necesarios, para así determinar la base imponible del impuesto, esto quiere decir, el importe total de la contraprestación que corresponde a esas operaciones y su importe. Allí se debe incluir el precio sin el impuesto de estas operaciones, sumando a cualquier rebaja o descuento que no sea incluido en el precio unitario.
• El tipo impositivo del IVA junto con el recargo de la equivalencia si en ese caso procede. También se debe colocar el porcentaje de retención en el IRPF en tal caso que proceda.
• Se coloca la cuota tributaria que se repercuta en su caso. Esto se debe consignar por separado.
• En la factura se debe ubicar también el importe total a pagar.
• Se incluye la fecha en la que se haya realizado la operación o se documenta en el caso que el pago se haga por anticipado. Este último aspecto aplica siempre y cuando se trate de una fecha diferente a la que se expide la factura.

Cuando es necesario emitir una factura

No solo se debe conocer cuáles son los datos que se deben colocar al crear una factura, sino también, cuando estamos obligados a emplear facturas. Si eres profesional autónomo o empresario, tienes la obligación de expedir y entregar factura a tus clientes y otros justificantes según la naturaleza de las actividades que realizas.

No debemos olvidar mantener una copia de cada factura que se entregue. Por eso, es importante que estés dado de alta en Hacienda para emitir facturas. También debemos destacar la obligación de conservar las facturas que recibas de otros profesionales o empresarios.

También se debe destacar la importancia de la entrega de bienes y la prestación de servicios emitidos, conservando las facturas en donde se recojan las operaciones del IVA que estén relacionadas a la actividad. Además, se considera de carácter obligatorio para aquellas facturas que no se encuentran sujetas al impuesto, por lo que también se debe contemplar si se acoge a un régimen especial de IVA.

Es importante conocer algunos regímenes especiales de IVA, en un principio no se necesita emitir facturas, dando lugar a algunas excepciones que inciden directamente en operaciones con particulares.

Excepciones en operaciones con particulares

• Las que realizan los profesionales y empresarios incluidos en el régimen especial del recargo de equivalencia.
• Operaciones realizadas por profesionales y empresarios en régimen simplificado del IVA, a menos que la determinación de las cuotas devengadas se realicen en atención al volumen de ingresos.
• Las operaciones realizadas por profesionales y empresarios en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Todas estas operaciones se encuentran exentas de IVA. Es importante, no confundir esto con operaciones no sujetas a IVA.

En todo caso donde el destinatario sea un profesional o un empresario, se debe emitir factura, así como cuando el cliente lo exija para hacer ejercicio de su derecho tributario.

Lo más recomendable es verificar todos estos puntos con un especialista que pueda brindarte asesoría.

Cuál debe ser el plazo para remitir una factura

Las facturas o cualquier tipo de documento sustitutivo deben ser expedidos en el mismo momento que se lleve a cabo la operación.

En el caso que el destinatario de la operación sea un profesional o empresario, deberá expandirse dentro de un plazo de un mes contado a partir del mismo momento de la transacción.

Cualquiera que fuera el caso, las facturas o documentos que la sustituyan deben ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se realicen las operaciones.

Factura simplificado o ticket

Cuando entró en vigor el Reglamento de Facturación, la factura simplificada ha sustituido al ticket que hasta hace algún tiempo se admitía en operaciones de hasta un límite de 3.000 Euros. Ello incluía el IVA en venta al por menor, transporte, hostelería, entre otras actividades.

En ese momento, cualquier autónomo puede emitir facturas simplificadas para operaciones de hasta 400 Euros con IVA incluido.

Factura electrónica

La factura electrónica ya ha dejado de ser algo nuevo y cada vez son más los negocios que la implementan para sustituir a la factura de papel. Básicamente es la misma factura que conocemos pero en formato digital, empleando herramientas como Word o Excel.

El reglamento de facturación otorga el mismo tipo de tratamiento para las facturas electrónicas como se hace con las facturas en físico. De igual forma, es obligatorio que los proveedores de la Administración Publica y las empresas las usen.

¿Qué ocurre si nos solicitan el duplicado de una factura?

Para comenzar, es importante conocer la obligatoriedad de expedir el original de la factura o su documento sustitutivo. También está permitido hacer duplicados, que deben contar con la expresión “Duplicado” contando con la misma eficacia que la factura original bajo dos situaciones:

Si en la entrega de un bien o prestación de servicio concurren distintos destinatarios, es importante que se consigne el original y cada uno de los duplicados correspondientes de la base imponible y de la cuota repercutida para cada uno de ellos. Esto normalmente se debe hacer en caso de que el documento original se pierda por alguna razón

¿Cuántos tipos de factura hay?

Existen distintos tipos de factura como las ordinarias, simplificadas y electrónicas. Aunque también es importante mencionar otras como las rectificativas, recapitulativas y proformas de las que hablaremos a continuación.

Factura rectificativa

Este tipo de factura, como lo dice su nombre, sirve para la corrección de una factura anterior. Puede deberse a que no cumpla con requisitos legales o porque se hizo la devolución de algún producto. Incluso, puede ser aplicable en el caso de bonificaciones y descuentos después de concretarse la transacción.

También se debe implementar por resolución firme que deje sin efecto o haga modificaciones en las operaciones realizadas. Ello consta de una declaración concursal por parte del destinatario de la factura.

Dicha factura se debe emitir cuando se tenga constancia de los motivos que dan origen a su expedición. Todo esto aplica siempre y cuando no pasen más de cuatro años desde que se emitió la factura que se quiere rectificar.

Factura recapitulativa

Este tipo de factura ayuda a incluir en una sola factura distintas operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que se encuentren comprendidas en distintas fechas pero en un solo mes natural.

Si el destinatario de la operación es un profesional o empresario, la expedición de esta factura se debe hacer antes del día 16 del mes siguiente desde que se haya realizado la operación.

Factura proforma

La factura proforma tiene como finalidad informar acerca de una oferta comercial, ahí debe estar contemplado el producto o servicio que se le estará brindando al cliente por una cantidad de dinero establecida. La finalidad de esto es que el comprador pueda contar con la mayor información posible acerca de la compra que hará.

No cuenta con valor contable, por lo que no debe ser enumerada. Además, no se debe sellar o firmar a menos que el cliente lo exija.

Esperamos que este artículo sobre cómo crear una factura paso por paso, les haya resultado útil. CD Nogueiras se encuentra comprometida en brindar un servicio de calidad de asesoría legal profesional. Es por esa razón que si necesitas algún tipo de información al respecto de esta guía, puedes contactarnos y responderemos tu solicitud a la mayor brevedad posible.